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信息化办公之困扰
2021-04-12 15:58:47    浏览次数:
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作者:王向坤
自从计算机开始普及,信息化这个词就开始流行,移动互联网盛行之后,信息化覆盖到各行各业。街头巷尾,任何一次消费无不是扫码,菜场里,上了岁数的老人,即便没有二维码,也可以借助近邻完成“代扫”,顾客仍然可以实现无现金交易,轻微的差别可能是顺便把现钱交给老人,仿佛这不是自己的。
 
同样,对于占据很大比例的学生群体,怎么也不会想到,有朝一日会被“钉钉”这样的办公软件困扰。本来就属于互不相干的两个行业,因为疫情防控,教师网上办公,钉钉借助线上视频教学堂而皇之地进入了学生们的学习生活。随之而来的还有“考勤”、“打卡”、“DING一下”等原本为企业办公管理准备的各种“利器”,时刻伴随左右,一双无形的眼睛在盯着你,让人好不难受。
 
这也算信息化?这叫办公信息化。说实话,对于教学来说,学生只不过是短暂的体验一把,秩序正常之后,还是要回归到正常的生活。反而是对于企业来说,这个办公信息化是永远挥之不去的话题,永远要不断发展的课题。因此,对于一个企业来说,稍微有一些成长历史,那是必然要经过这样或那样的信息化推动和实施,换个产品,换个版本,换个思路,是常有之事,这不,钉钉的到来,成了企业无法避让的问题,这个本来就是一个第三方的协同办公平台借助远程教学反过来把企业又包围了。
 
什么东西都怕流行,一旦流行出现,就会造成一定的恐慌,很多人担心跟不上流行,掉队,很多人心不甘情不愿的被迫追随流行。钉钉就是在这么一个状态下,被很多企业主动或被动的揽入了怀中。
 
这个时候,我们就不得不认真审视它了,这个东西为什么有那么多企业选择它?它有什么可取之处?或者说有哪些优势正好是广大的企业所需要的?难道之前就没有别的什么来供大家选择吗?
 
带着这样的疑问,我们来说说办公,来说说办公信息化。
 
办公,很简单,就是工作,就是处理事情,一个组织,一个企业,需要很多人分工协作,已达成组织或企业的既定目标。这个过程中,协同办公就产生了,特别是借助计算机、网络等IT设施,办公信息化成为了一项必然要产生的所谓“新事物”。
 
这里包含着一个重要概念:信息流,它由工作流、数据流组成,数据流是基础,工作流是驱动。这些说起来简单,操作起来麻烦,很多人把它理解为网络办公,桌面上的文档处理工具软件很多,人们可以很容易的建立文件、表单,进行计算,但是,如果要让这些本属于个人桌面上的文件、数据在网上流动起来,也就是按可设置的流程执行相应的审核、审批,就会变得复杂起来。因为,我们基本上都是从使用个人电脑开始的,想当然的认为办什么事儿都需要占据全部的资源和工具,否则无法干活儿,也就是早已习惯个人工作。而工作中需要审批的文件,我们会打印出来或填写到表格上,拿去让上级领导签字,最后达到一个结果,这种办公模式就是跑腿儿。
 
工作流的建立必然要投入相当资金,一般企业没有这个能力,所以说,它最早在银行、电信、政务等地方出现,普通外来办事人员面对的是“窗口”,实际对应的是后台工作流节点。随着信息化普及和成本的降低,工作流渐渐进入到企业当中,成为企业信息化办公的基础构成。在企业与之磨合的过程中,磕磕碰碰,在我们的抵触、怀疑中,经过流程再造等一番折磨,最后,被改变的还是企业内部传统的、落后的办公模式,而建立的往往是集成了办公信息化的新协同办公模式。
 
这个时候,我们很多人还认为这是一个有一定技术含量的环节,工作流还是被视为一种“高大上”,被人为的披上了一层神秘的面纱。及至一种全民的工作流模式出现,人们才知道事情可以这样简单,不需要投入服务器等复杂、昂贵的软硬件基础设施,不需要专门的技术人员,也不需要专门的开发,工作流就有了,就可以很轻松的投入使用了。这就是钉钉这类协同办公平台的魅力所在,关键是基本应用免费。
 
这个东西破除了信息化所需要的工作流门槛,让很多中小企业搭上了便车,但随之而来的是一些困扰。没有这个的时候,我们没有办法,不得不采取低效的方式,而有了它,我们还会困扰于用它具体做些什么,毕竟一个全民通用的方法,肯定是集成了更多的共性、降低了更多的个性折中而来,简单的工作流可以很方便的定制,而复杂的表单应用又显得力不从心,对比之下,它还是无法完全胜任企业信息化办公的全部能力,我们仍然要保留一部分或重建一部分别的方法。如此,就涉及到我们该如何看待或安置它。
 
这要因人而异,对于信息化较为简单的应用场景,可以用它轻松胜任,而对于较为复杂的应用场景,就要认真权衡,如果信息化办公还是空白,则可以使用它代替部分传统的工作审批,减轻人为的跑动,提高效率,解放部分生产力。如果是已经建立了信息化办公并且正在运行,这个时候的困扰就会更大,你就不得不进行对比分析,看看是迁移好还是不迁移好,看看二者如何能互补,毕竟对于新事物,我们要抱着开放的态度来接纳它。
 
不管如何琢磨它,最终还是要落实到实事求是上面,企业的信息化,办公是其中一个部分,还有更为重要的业务数据,这些与企业的具体经营有很大关系,且千差万别。实际上,办公也是为了业务,高效的办公目的就是为了促成更好的业务,这其中离不开对于业务数据的详细梳理和管控。办公具有很强的共性,很容易形成稳定的模式,而业务数据可变性很强,它经常会受到外部环境的影响而改变自身的内容,需要不断地调整才能跟上形势的变化,因此,业务数据不容易模式化,这实际上就是信息化办公的一个很强的变数,它左右着信息化办公的变化趋势,并经常让办公系统不适应或停摆。
 
办公模式可以灵活、多样,业务数据必须统一,否则就会造成管理混乱。沟通--作为办公的一个重要组成部分,特别容易接受新技术、新事物,因为它能提高沟通的效率,固定电话、移动电话、互联网、移动互联网,每一个阶段沟通的方式都不一样,事情却是越来越简单,企业沟通没有理由拒绝它。业务数据却不一样,不管借助哪种先进技术,必须确保信息畅通、一致。实际上,我们的工作中经常会发生重复汇报、多头催要的情形,这会让办事人员疲于应付。
 
世界是一个多样性,我们不得不接受来自不同渠道的信息,同时也要采用不同的渠道进行多样化的沟通。钉钉这类工具同属于选项之一,它会占据我们的电脑、手机,作为桥梁连接起合适的信息流。
 
信息化办公的生命力在于不断地自我调整和改造,以适应不断变化的业务环境和内容,变化成为了一个标准,用来衡量各种系统,能否变化,能否适应变化,或者因为变化而能或不能,都是判别的尺度,我们把它抽象为一个集合,里面是我们分析之后的各种条件,集合与外部对象之间的交集有多大,有没有排除,从而使用有限的方法得到我们想要的结果。
 
真麻烦,为了这么一件事儿,几乎还要上升到理论层次,有无必要?如果我们想想任何一项选择之后就要持续很多年,想想我们生活中的类似事情,慎重一点还是很有必要的。就是因为慎重,产生了烦恼和困扰,但是,拨开云雾还是晴天。
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